Cenzoratul este unul dintre mecanismele fundamentale prin care asociații și acționarii unei companii își exercită dreptul de supraveghere asupra modului în care patrimoniul societății este administrat. Dacă ești asociat sau acționar și nu știi ce face cenzorul firmei tale — sau dacă firma ta are nevoie de unul și nu știi de unde să începi — acest ghid îți explică tot ce trebuie să știi.
Ce este cenzoratul și de ce contează
Cenzoratul reprezintă funcția prin care proprietarii unei companii — fie ei acționari sau asociați — se asigură, în mod continuu și independent, că afacerea este administrată corect, că patrimoniul este protejat și că situațiile financiare reflectă realitatea. Este, în esență, ochii asociaților acolo unde nu pot fi prezenți în permanență.
Legea, reglementările profesionale și Codul Etic al CECCAR impun cenzorului — obligatoriu expert contabil sau persoană cu studii economice superioare și experiență relevantă — să manifeste nu doar o independență a raționamentului profesional (în spirit), ci și o independență comportamentală (în aparență). Aceasta înseamnă că cenzorul trebuie să fie complet liber față de orice influență — fie că vine din partea administratorilor, fie din orice altă relație care i-ar putea afecta obiectivitatea. Nu este suficient să fii independent; trebuie să și pari independent.
Această dublă cerință — independență reală și independență percepută — face din funcția de cenzor una care nu poate fi ocupată de oricine. Iar alegerea unui cenzor nepotrivit nu este doar o formalitate ratată: poate expune societatea la riscuri juridice și financiare semnificative.
Ai nevoie de un cenzor pentru firma sau asociația ta? Echipa noastră de experți contabili oferă servicii de cenzorat conform standardelor CECCAR, atât pentru societăți comerciale cât și pentru asociații și ONG-uri. Contactează-ne pentru o discuție fără obligații.
Cenzorat la societățile comerciale
Cenzorii reprezintă organismul de supraveghere a gestiunii patrimoniului societății, desemnați și subordonați în exclusivitate Adunării Generale a Acționarilor sau Asociaților. Rolul lor este de a verifica modul în care administratorii gestionează patrimoniul și de a informa Adunarea Generală asupra operațiunilor patrimoniale și economice efectuate.
Un aspect important și adesea înțeles greșit: cenzorii nu sunt subordonați administratorilor și nu verifică exclusiv operațiunile financiar-contabile — atribuțiile lor acoperă întregul patrimoniu al companiei. Această distincție este esențială, deoarece conferă cenzorilor o poziție de autoritate independentă, distinctă de cea a conducerii executive.
Obligativitatea existenței cenzorilor
Existența cenzorilor nu este opțională pentru toate tipurile de societăți. Legea 31/1990 privind societățile comerciale, actualizată, stabilește cu claritate când prezența lor este obligatorie.
Pentru societățile pe acțiuni (SA), regula generală este:
Art. 159:
(1) Societatea pe acțiuni va avea 3 cenzori și un supleant, dacă prin actul constitutiv nu se prevede un numar mai mare. În toate cazurile, numărul cenzorilor trebuie să fie impar.
(2) Cenzorii sunt aleși de Adunarea Generală a Acționarilor. Durata mandatului lor este de 3 ani și pot fi realeși.
(3) Cenzorii trebuie să își exercite personal mandatul.
(4) La societățile pe acțiuni cu capital majoritar de stat, unul dintre cenzori este, în mod obligatoriu, reprezentant al Ministerului Economiei si Finanțelor.
Pentru societățile cu răspundere limitată (SRL), pragul de la care cenzoratul devine obligatoriu este numărul de asociați:
Art. 199 alin. 3:
(3) Dacă numărul asociaților trece de 15, numirea cenzorilor este obligatorie.
Există însă și o excepție importantă: în anumite situații, cenzoratul poate fi înlocuit de auditul financiar, la decizia Adunării Generale:
Art. 160 alin. 12:
(12)Societățile pe acțiuni ale căror situații financiare sunt supuse auditului financiar, potrivit legii sau opțiunii, în acest sens, a acționarilor pot să nu aplice prevederile art. 159 alin. (1), hotărârea în acest sens fiind luată de Adunarea Generala a Acționarilor.
Societățile supuse obligatoriu auditului financiar sunt definite în OMFP nr. 1.802/2014:
Art. 563.
(1) Situațiile financiare anuale ale entităților mijlocii și mari, precum și ale societăților/companiilor naționale, societăților cu capital integral sau majoritar de stat și regiilor autonome sunt auditate de unul sau mai mulți auditori statutari sau firme de audit.
(2) Sunt supuse, de asemenea, auditului entitățile care, la data bilanțului, depășesc limitele a cel puțin două dintre următoarele trei criterii:
a) totalul activelor: 3.650.000 EUR;
b) cifra de afaceri netă: 7.300.000 EUR;
c) numărul mediu de salariați în cursul exercițiului financiar: 50.
Obligația de auditare pentru entitățile prevăzute la prezentul alineat se aplică atunci când acestea depășesc limitele respective în două exerciții financiare consecutive. De asemenea, entitățile respective sunt scutite de la obligația de auditare a situațiilor financiare anuale dacă limitele a două din cele trei criterii menționate nu sunt depășite în două exerciții financiare consecutive.
(3) Situațiile financiare anuale ale entităților mici și microentităților se verifică, după caz, de cenzori, potrivit legii.
Pentru companiile mai mici care nu se încadrează în niciunul dintre cazurile de mai sus și care nu au cenzori numiți, legea prevede o soluție de ultimă instanță:
Art. 199 alin. 5:
(5) În lipsa de cenzori sau, dupa caz, de auditor financiar, fiecare dintre asociați, care nu este administrator al societății, va exercita dreptul de control pe care asociații il au în societatile în nume colectiv.
Această prevedere subliniază un principiu fundamental: dreptul de supraveghere al asociaților nu dispare niciodată — dacă nu există un mecanism formal de control, fiecare asociat neadministrator devine, prin lege, propriul controlor.
Cine poate fi cenzor
Legislația este explicită atât în privința persoanelor calificate să ocupe funcția de cenzor, cât și a celor incompatibile cu aceasta.
Conform OG 65/1994 privind organizarea activității de expertiză contabilă și a contabililor autorizați, cu modificările ulterioare:
Art. 12 alin. 3:
(3) Activitatea de cenzor poate fi desfăşurată, potrivit legii, de către experţii contabili, persoanele cu studii economice superioare cu diplomă recunoscută de Ministerul Educaţiei Naţionale şi experienţă în activitatea financiar-contabilă de cel puţin 5 ani, precum şi de către societăţile membre ale Corpului Experţilor Contabili şi Contabililor Autorizaţi din România, în care aceştia sunt acţionari/asociaţi şi administratori.
Legea 31/1990 detaliază și cazurile de incompatibilitate — persoanele care nu pot fi numite cenzori sau care, dacă au fost alese, decad din mandat:
Art. 161:
(1) Cenzorii pot fi acționari, cu excepția cenzorului expert contabil, care poate fi terț ce exercită profesia individual ori în forme asociative.
(2) Nu pot fi cenzori, iar daca au fost alesi, decad din mandatul lor:
a) rudele sau afinii pana la al patrulea grad inclusiv sau soții administratorilor;
b) persoanele care primesc sub orice formă, pentru alte funcții decat aceea de cenzor, un salariu sau o remunerație de la administratori sau de la societate sau ai caror angajatori sunt în raporturi contractuale sau se afla în concurența cu aceasta;
c) persoanele carora le este interzisă funcția de membru al consiliului de administratie, respectiv al consiliului de supraveghere și al directoratului, în temeiul art. 731;
d) persoanele care, pe durata exercitării atribuțiilor conferite de această calitate, au atribuții de control în cadrul Ministerului Finanțelor Publice sau al altor instituții publice, cu excepția situațiilor prevăzute expres de lege.
(3) Cenzorii sunt remunerați cu o indemnizație fixă, determinată prin actul constitutiv sau de adunarea generală care i-a numit.
Practic, independența față de administratori este condiția esențială. Un cenzor care are orice legătură — familială, contractuală sau financiară — cu cei pe care îi controlează este, prin definiție, incompatibil cu funcția.
Atribuțiile și obligațiile cenzorilor
Atribuțiile cenzorilor sunt reglementate în detaliu de Legea 31/1990. Esența misiunii lor poate fi rezumată în trei direcții: supraveghere continuă, raportare periodică și acțiune în situații de urgență.
Art. 163
(1) Cenzorii sunt obligați să supravegheze gestiunea societății, să verifice dacă situațiile financiare sunt legal întocmite și în concordanță cu registrele, dacă acestea din urma sunt ținute regulat și dacă evaluarea elementelor patrimoniale s-a facut conform regulilor stabilite pentru întocmirea și prezentarea situatiilor financiare.
(2) Despre toate acestea, precum și asupra propunerilor pe care le vor considera necesare cu privire la situațiile financiare și repartizarea profitului, cenzorii vor prezenta adunarii generale un raport amănunțit. Modalitatea și procedura de raportare a auditorilor interni se stabilesc potrivit normelor elaborate de Camera Auditorilor Financiari din Romania.
(3) Adunarea generală poate aproba situațiile financiare anuale numai dacă acestea sunt însoțite de raportul cenzorilor sau, dupa caz, al auditorilor financiari.
(4) Abrogat.
(5) Cenzorii sau, dupa caz, auditorii interni vor aduce la cunostința membrilor consiliului de administrație neregulile în administrație și încălcările dispozițiilor legale și ale prevederilor actului constitutiv pe care le constată, iar cazurile mai importante le vor aduce la cunostința adunării generale.
Un aspect esențial, adesea subestimat: Adunarea Generală nu poate aproba situațiile financiare anuale fără raportul cenzorilor. Aceasta înseamnă că absența unui cenzor activ și implicat blochează practic un proces fundamental al oricărei societăți comerciale.
Art. 164
(1) Cenzorii au dreptul să obţină în fiecare lună de la administratori o situaţie despre mersul operaţiunilor.
(2) Abrogat.
(3) Este interzis cenzorilor să comunice acţionarilor în particular sau terţilor datele referitoare la operaţiunile societăţii, constatate cu ocazia exercitării mandatului lor.
Art. 1641
(1) Orice acţionar are dreptul să reclame cenzorilor faptele despre care crede că trebuie cenzurate, iar aceştia le vor avea în vedere la întocmirea raportului către adunarea generală.
(2) În cazul în care reclamaţia este făcută de acţionari reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social sau o cotă mai mică, dacă actul constitutiv prevede astfel, cenzorii sunt obligaţi să o verifice. Dacă vor aprecia că reclamaţia este întemeiată şi urgentă, sunt obligaţi să convoace imediat adunarea generală şi să prezinte acesteia observaţiile lor. În caz contrar, ei trebuie să pună în discuţie reclamaţia la prima adunare. Adunarea generală trebuie să ia o hotărâre asupra celor reclamate.
(3) În cazul societăţilor în care au fost desemnaţi auditori interni, potrivit legii, orice acţionar are dreptul să reclame acestora faptele despre care cred că trebuie verificate. Auditorii interni le vor avea în vedere la întocmirea raportului către consiliul de administraţie, respectiv consiliul de supraveghere. În cazul în care reclamaţia este făcută de acţionari reprezentând, individual sau împreună, cel puţin 5% din capitalul social ori o cotă mai mică, dacă actul constitutiv prevede astfel, auditorii interni sunt obligaţi să verifice faptele reclamate, iar în cazul în care sunt confirmate, fiind consemnate într-un raport ce va fi comunicat consiliului de administraţie, respectiv consiliului de supraveghere, şi pus la dispoziţie adunării generale; în acest caz, consiliul de administraţie, respectiv consiliul de supraveghere, este obligat să convoace adunarea generală.
Art. 165
(1) Pentru îndeplinirea obligației prevăzute la art. 163 alin. (2), cenzorii vor delibera împreună; ei însă vor putea face, în caz de neînțelegere, rapoarte separate, care vor trebui sa fie prezentate adunării generale.
(2) Pentru celelalte obligații impuse de lege, cenzorii vor putea lucra separat.
(3) Cenzorii vor trece într-un registru special deliberarile lor, precum și constatările făcute în exercițiul mandatului lor.
Remunerația cenzorilor constă într-o indemnizație fixă, stabilită prin actul constitutiv sau de adunarea generală care i-a numit. Cenzorii nu sunt salariați ai societății — activitatea lor continuă și calificată este reglementată distinct de Legea nr. 31/1990.
Răspunderea cenzorilor
Funcția de cenzor nu este lipsită de responsabilitate. Legea prevede explicit că cenzorii pot fi trași la răspundere pentru daunele pricinuite societății pe parcursul mandatului lor. Adunarea Generală a Asociaților are, conform art. 194 alin. 1, dreptul de a decide urmărirea cenzorilor:
Art. 194 alin. 1 lit. b și c:
(1) Adunarea generala a asociaţilor are următoarele obligaţii principale:
a) să aprobe situaţia financiară anuală şi să stabilească repartizarea profitului net;
b) să desemneze administratorii şi cenzorii, să ii revoce/demită şi să le dea descarcarea de activitate, precum şi să decidă contractarea auditului financiar, atunci cand acesta nu are caracter obligatoriu, potrivit legii;
c) să decidă urmărirea administratorilor şi cenzorilor pentru daunele pricinuite societăţii, desemnând şi persoana însărcinată să o exercite;
Deși cenzorii nu sunt organe de conducere — ci de supraveghere și control — răspunderea lor se activează în momentul în care au cunoscut acte ilegale ale administratorilor și nu au luat măsurile adecvate. În acest caz, răspunderea cenzorilor devine conjunctă cu cea a organelor de conducere care au comis ilegalitățile.
Întinderea răspunderii poate fi stabilită de comun acord cu Adunarea Generală la numire:
Art. 166:
(1)Întinderea şi efectele răspunderii cenzorilor sunt determinate de regulile mandatului.
(2) Revocarea lor se va putea face numai de adunarea generală, cu votul cerut la adunările extraordinare.
(3) Dispoziţiile art. 73 si 15316 se aplică şi cenzorilor.
Articolul 73
(1) Administratorii sunt solidar raspunzători fată de societate pentru:
a)realitatea vărsamintelor efectuate de asociaţi;
b)existenta reala a dividendelor plătite;
c)existenta registrelor cerute de lege şi corecta lor tinere;
d)exacta îndeplinire a hotararilor adunarilor generale;
e)stricta îndeplinire a îndatoririlor pe care legea, actul constitutiv le împun.
(2) Acţiunea în răspundere împotriva administratorilor aparţine şi creditorilor societăţii, care o vor putea exercita numai în caz de deschidere a procedurii reglementate de Legea nr. 64/1995 privind procedura reorganizării judiciare şi a falimentului, republicată.
Legea prevede și sancțiuni penale pentru situații grave:
Art. 276
Se pedepseşte cu închisoare de la o luna la un an sau cu amendă cenzorul care nu convoacă adunarea generală în cazurile în care este obligat prin lege.
Art. 277
(1) Se pedepseşte cu închisoare de la 3 luni la 3 ani persoana care a acceptat sau a păstrat însărcinarea de cenzor, contrar dispoziţiilor art. 161 alin. (2), sau persoana care a acceptat însărcinarea de expert, cu încalcarea dispozitiilor art. 39.
(2) Hotărârile luate de adunările generale în baza unui raport al unui cenzor sau expert, numit cu încălcarea dispoziţiilor art. 161 alin. (2) şi ale art. 39, nu pot fi anulate din cauza încălcării dispoziţiilor cuprinse în acele articole.
(3) Cu pedeapsa prevazută la alin. (1) se pedepseşte şi fondatorul, administratorul, directorul, directorul executiv şi cenzorul care exercită funcţiile sau însărcinarile lor cu incălcarea dispoziţiilor prezentei legi referitoare la incompatibilitate.
Articolul 39
Nu pot fi numiți experți:
a)rudele sau afinii până la gradul al IV-lea inclusiv ori soţii acelora care au constituit aporturi în natură sau ai fondatorilor;
b)persoanele care primesc, sub orice formă, pentru funcţiile pe care le îndeplinesc, altele decat aceea de expert, un salariu ori o remuneraţie de la fondatori sau de la cei care au constituit aporturi în natură;
c)orice persoană careia, ca urmare a relaţiilor sale de afaceri, de muncă sau de familie, îi lipseste independenţa pentru a realiza o evaluare obiectivă a aporturilor în natură, potrivit normelor speciale care reglementează profesia.
Aceste prevederi sunt relevante nu doar pentru cenzori, ci și pentru asociați și administratori: numirea unui cenzor incompatibil sau nerespectarea obligațiilor legale atrage consecințe juridice concrete, inclusiv penale.
Cenzorat la asociaţii și ONG-uri
Cenzoratul nu este apanajul exclusiv al societăților comerciale. Asociațiile, fundațiile și celelalte forme de organizare nonprofit au și ele obligații similare de control intern, reglementate prin legislație specifică.
Cenzoratul la asociații este reglementat de OG 26/2000 cu privire la asociații și fundații, actualizată:
Art. 27
(1) Controlul financiar intern al asociaţiei este asigurat de un cenzor.
(2) Pentru asociaţiile cu mai mult de 100 de membri înscriși până la data întrunirii ultimei adunări generale, controlul financiar intern se exercită de către o comisie de cenzori.
(3) În realizarea competenţei sale cenzorul său, dupa caz, comisia de cenzori:
a) verifică modul în care este administrat patrimoniul asociaţiei;
b) întocmeşte rapoarte şi le prezintă adunării generale;
c) poate participa la sedinţele consiliului director fără drept de vot;
d) îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute în statut sau stabilite de adunarea generala.
(4) Comisia de cenzori este alcatuită dintr-un numar impar de membri, din care majoritatea este formată din asociaţi. Membrii consiliului director nu pot fi cenzori.
(5) Regulile generale de organizare şi functionare ale comisiei de cenzori se aproba de adunarea generala. Comisia de cenzori işi poate elabora un regulament intern de funcţionare.
Cenzoratul la ONG-uri este reglementat de OMFP 1969/2007 privind aprobarea reglementărilor contabile pentru persoanele juridice fără scop patrimonial, actualizat. La pct. 220 din Anexa 1 se prevede posibilitatea — și în anumite cazuri obligativitatea — numirii unui cenzor sau comisii de cenzori:
(2) - Actul constitutiv poate prevedea numirea unui cenzor sau a unei comisii de cenzori.
(3) - Regulile generale de organizare şi functionare a comisiei de cenzori se aproba de adunarea generala. Comisia de cenzori işi poate elabora un regulament intern de funcţionare.
De asemenea, la pct. 4 din Anexa 1, se prevede că situațiile financiare ale persoanelor juridice fără scop patrimonial sunt supuse verificării:
4. Situaţiile financiare anuale ale persoanelor juridice fara scop patrimonial sunt supuse, potrivit legii, verificării de către cenzori sau de către auditorii financiari, după caz.
Această prevedere este importantă: și pentru un ONG sau o asociație, situațiile financiare anuale trebuie verificate — fie de cenzori, fie de auditori financiari. Alegerea aparține conducerii organizației, dar obligația de verificare există indiferent de opțiunea aleasă.
Servicii de cenzorat oferite de Accountants Group
Oferim servicii de cenzorat pentru societăți comerciale (SA, SRL), asociații și ONG-uri, asigurate de experți contabili certificați CECCAR, cu respectarea tuturor cerințelor de independență impuse de lege și de Codul Etic al profesiei. Dacă ai nevoie de un cenzor competent și independent, contactează-ne — îți răspundem în cel mai scurt timp.
