Emiterea facturilor electronice

Factura electronică reprezintă o alternativă eficientă la emiterea de facturi clasice folosind hârtie, având aceleași informații, dar transpuse ȋn format electronic, semnate și marcate temporal prin sisteme omologate, ȋn conformitate cu legislația ȋn vigoare.

Ȋn România, cadrul legal pentru facturarea electronică include Normele de aplicare ale Codului Fiscal și Legea 148/2012 privind ȋnregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice. Potrivit art 3, pct d) factura ȋn formă electronică este documentul ce caracterizează ȋn mod unic și neechivoc schimbul sau vȃnzarea de bunuri ori servicii, semnat cu semnătură electronică și purtȃnd marca temporală, care conține datele cuprinse ȋn formularul facturii și care este emis și gestionat utilizȃnd sisteme informatice.

Factura electronică vs. factura emisă prin mijloace electronice

Trebuie făcută diferența ȋntre facturile ȋn formă electronică prevăzute ȋn Legea nr. 148/2012 și cele emise cu mijloace electronice: facturile ȋn formă electronică au o semnătură electronică și o marcă temporală, ȋn timp ce facturile emise printr-un soft sau printr-un serviciu de facturare online nu vor fi semnate electronic, ci obișnuit.

Emiterea directă a facturii electronice se face ȋn conformitate cu Legea nr. 148/2012, astfel că o factură să fie electronică trebuie să ȋntrunească următoarele caracteristici:

• să fie emisă de un sistem informatic (tip pdf, xml, doc, xls);
• să fie semnată electronic conform Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică;
• să fie marcată temporal conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporală (cuprinde o certificare a datei și orei la care a fost emisă);
• să fie gestionată, transmisă și primită tot ȋn format electronic prin intermediul sistemelor informatice;
• să conțină datele obligatorii precizate de art 319 alin. (20) din Codul Fiscal:

ART. 319 - Facturarea

[…….]

(20) Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informaţii:

a) numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;

b) data emiterii facturii;

c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;

d) denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;

e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şia desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;

f) denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;

g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;

h) denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute la art. 266 alin. (3) în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;

i) baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;

j) indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;

k) în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea "autofactură;"

l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;

m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea "taxare inversă";

n) în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea "regimul marjei - agenţii de turism";

o) dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de artă" sau "regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi", după caz;

p) în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea "TVA la încasare";

r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

Conform Codului Fiscal art 98 alin 2, tot o factură electronică este și cea emisă ȋn format hârtie și scanată, transmisă ulterior ȋn mod electronic și adaugată o semnătura electronică cu marca temporală care garantatează autenticitatea, originea și integritatea conținutului:

(2) În sensul art. 319 alin. (4) din Codul fiscal, facturile create pe suport hârtie care sunt scanate, trimise și primite în format electronic sunt considerate facturi electronice. Facturile create în format electronic, de exemplu, prin intermediul unui program informatic de contabilitate sau a unui program de prelucrare a textelor, trimise și primite pe suport hârtie nu sunt considerate facturi electronice.

Așadar, dacă o factură ȋn format hârtie este scanată și trimisă prin email, dar nu contine semnătura electronică și marca temporală sau nu este garantată autenticitatea, originea și integritatea conținutului, aceasta nu este factură ȋn formă electronică.

Ce caracteristici specifice trebuie să conțină factura electronică?

Legislația fiscală stabilește că factura electronică trebuie să aibă 3 elemente specifice, care trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii.  Conform art. 319 alin. (25) Cod Fiscal:

ART. 319 - Facturarea

[…….]

(25) Autenticitatea originii, integritatea conţinutului şi lizibilitatea unei facturi, indiferent că este pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii. Fiecare persoană impozabilă stabileşte modul de garantare a autenticităţii originii, a integrităţii conţinutului şi a lizibilităţii facturii. Acest lucru poate fi realizat prin controale de gestiune care stabilesc o pistă fiabilă de audit între o factură şi o livrare de bunuri sau prestare de servicii. "Autenticitatea originii" înseamnă asigurarea identităţii furnizorului sau a emitentului facturii. "Integritatea conţinutului" înseamnă că nu a fost modificat conţinutul impus în conformitate cu prezentul articol.

Autenticitatea originii – identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
Asigurarea autenticității originii facturii este obligația atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului, persoane impozabile. Fiecare în mod independent trebuie să asigure autenticitatea originii. Furnizorul/Prestatorul trebuie să poată garanta că factura a fost emisă de el sau a fost emisă în numele și în contul său, de exemplu, prin înregistrarea facturii în evidențele sale contabile. Beneficiarul trebuie să poată garanta că factura este primită de la furnizor/prestator sau de la o altă persoană care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului, în acest sens putând opta între verificarea corectitudinii informațiilor cu privire la identitatea furnizorului/prestatorului menționat pe factură și asigurarea identității acestuia sau a persoanei care a emis factura în numele și în contul furnizorului/prestatorului.

Integritatea conținutului – faptul că elementele obligatorii din conținutul facturii nu au suferit modificări din momentul în care factura a plecat de la furnizor şi până la expirarea celor zece ani în care trebuie păstrată factura. Integritatea conținutului unei facturi trebuie asigurată atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar, dacă acesta este persoană impozabilă. Fiecare în mod independent poate să aleagă metoda prin care să își îndeplinească această obligație sau ambii pot conveni să asigure integritatea conținutului, de exemplu, prin intermediul unei tehnologii precum EDI sau prin semnătură electronică avansată.

Lizibilitatea facturii – formatul facturii asigură citirea acesteia de către om; astfel, în cazul în care avem o factură criptată, există şi o cheie de decriptare pe toată perioada în care trebuie păstrată factura. Lizibilitatea unei facturi trebuie asigurată din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare, atât de furnizor/prestator, cât și de beneficiar. Factura trebuie prezentată astfel încât conținutul să fie ușor de citit, pe hârtie sau pe ecran, fără a necesita o atenție ori o interpretare excesivă. Pentru facturile electronice, această condiție se consideră îndeplinită dacă factura poate fi prezentată la cerere într-o perioadă rezonabilă de timp, inclusiv după un proces de conversie, într-un format care permite citirea de către om pe ecran sau prin tipărire.

Beneficiile facturării electronice

• Reducerea costurilor prin eliminarea cheltuielilor legate de manipularea facturilor pe hȃrtie: emitere, transmitere, stocare, arhivare.
• Rapiditatea ȋn transmitere și plata facturilor prin reducerea timpului de trimitere și recepționare a facturilor.
• Reducerea timpului de identificare si accesare. Prin această modalitate se reduce la cȃteva secunde timpul de identificare și accesare a facturilor, comparativ cu situația ȋn care acestea sunt arhivate ȋn format hȃrtie, caz ȋn care aceleași operațiuni pot dura chiar și cȃteva zile.
• Management financiar eficient prin includerea ȋn mod automat a informațiilor financiare ȋn sistemele informatice, prin control asupra transmiterii facturii, fapt ce reduce riscul de neplată.
• Reducerea riscului de erori, alterare,pierdere la emitere, transmitere sau manipulare.
• Reducerea spațiului de stocare prin eliminarea necesității spațiilor generoase de stocare a facturilor, care ȋn cazul companiilor ce emit un număr mare de facturi poate ȋnsemna economii financiare majore.
• Protejarea mediului înconjurător prin aplicarea politicilor de răspundere socială datorită reducerii consumului de resurse naturale.
• Creșterea transparenței activităților desfășurate prin dematerializarea procesului de facturare, autenticitatea emitentului facturii este garantată și informațiile conținute de facturi sunt protejate ȋmpotriva modificării conținutului.

Acceptarea de către client a facturii electronice poate include orice acord scris, formal sau informal, precum și un accept tacit, cum ar fi faptul că a procedat la procesarea ori plata facturii electronice. Acceptul clientului de a utiliza factura electronică reprezintă confirmarea acestuia că deține mijloacele tehnice necesare primirii facturii electronice.

De ce să folosim factura electronică? Scurt istoric

Pentru că acesta este viitorul, unul mai simplu, mai rapid, mai sigur, mai eficient și mai prietenos cu mediul înconjurător.

De la mijlocul anilor 1960, companiile au început să stabilească legături de date cu partenerii comerciali pentru a transfera documente, cum ar fi facturile și comenzile de cumpărare. Inspirat de ideea unui birou fără hârtie și a unui transfer mai fiabil de date, au dezvoltat primele sisteme EDI. Aceste sisteme proprietare au fost destul de eficiente, dar rigide.

Aceasta a rămas principala modalitate de a face schimb de date tranzacționale între partenerii comerciali până în anii 1990, când au început să apară companii care oferă servicii de interfață utilizator mai robustă. Aceste noi aplicații bazate pe web aveau funcții care să fie furnizate atât furnizorilor, cât și clienților. Acestea au permis transmiterea online a facturilor individuale, precum și încărcarea fișierelor EDI, inclusiv formatele CSV, PDF și XML. Aceste servicii permit furnizorilor să prezinte facturile clienților lor pentru potrivire și aprobare într-o aplicație web. Furnizorii pot vedea, de asemenea, o istorie a tuturor facturilor trimise clienților lor fără a avea acces direct la sistemele clienților. Acest lucru se datorează faptului că toate informațiile tranzacționale sunt stocate în centrele de date ale companiei terțe care furnizează aplicația web de facturare.

În timp ce companiile avansează în era digitală, tot mai multe se transformă în servicii de facturare electronică pentru a automatiza procesele.

Un studiu global privind facturarea electronică pentru anul 2012 a indicat rata la care facturarea electronică creștea. Potrivit studiului, 73% dintre respondenți au utilizat facturarea electronică într-o anumită măsură în 2012. La acea data, Uniunea Europeană adopta legislația guvernamentală care încurajează întreprinderile să adopte practici de facturare electronică.

În România, tot în același an a fost emisă Legea 148/2012 privind înregistrarea operațiunilor comerciale prin mijloace electronice a fost publicată în Monitorul Oficial 24.07.2012.

Actul normativ stabilește "regimul juridic al documentelor în forma electronică care conține date privind operațiunile economice de schimb sau vânzarea de bunuri sau servicii între persoane care emite și primesc facturi, bonuri fiscale sau chitante în formă electronică".