Delegarea și detașarea salariaților în 2018

Pentru a citi articolul actualizat cu legislația din 2019 mergi la: Delegarea și detașarea internă a salariaților în 2019.

Atribuțiile de serviciu nu pot fi întotdeauna desfașurate de către salariat într-un singur loc de muncă. De altfel, o afacere modernă care presupune dinamism, nici nu ar putea fi derulată fără deplasarea salariaților, acest lucru realizandu-se ori prin delegarea ori prin detasarea acestora, în funcție de necesitățile producției.

Angajatorul are dreptul de a modifica, unilateral, locul de muncă, prin delegarea sau detaşarea salariatului într-un alt loc de muncă decât cel prevăzut în contractul individual de muncă. Salariatul este adesea în situația de a se deplasa, adică de a-și modifica locul de munca, pe parcursul desfăsurării activității.

Delegarea

Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dipoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzatoare atribuțiilor de serviciu în afara locului sau de muncă. Delegarea poate fi stabilită pentru o perioadă de pana la 60 de zile și se poate prelungi doar cu acordul salariatului, conform Codului muncii art. 44:

Art.44. (1) Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia.

Salariații și administratorii care se deplasează în interes de serviciu într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul și cazarea, avand totodata dreptul la o indemnizație de delegare (diurnă), conform Codului Muncii. În asemenea cazuri, unitatea din care face parte persoana poate avansa acesteia, la cererea sa, suma necesară pentru acoperirea cheltuielilor de delegare, iar aceasta are obligaţia ca, la înapoiere, să restituie avansul primit unităţii al cărei salariat este.

Dacă un angajat este delegat pentru mai mult de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către Codul Fiscal ca plată salarială și va fi impozitată ca atare.

Detașarea

Detașarea este actul prin care se dispune schimbarea temporară a locului de munca, din dispoziția angajatorului, la un alt angajator, în scopul executarii unor lucrări în interesul acestuia.

Detașarea salariatului poate fi dispusa pe o perioada de cel mult un an.

Salariatul detașat are dreptul la plata cheltuielilor de transport, cazare, precum și indemnizatie de detasare, în condițiile prevăzute de lege.

Persoana trimisă în delegare sau detaşare are dreptul să primească, un avans în numerar, stabilit în raport cu numărul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decât totalul cheltuielilor de delegare sau de detaşare pentru 30 de zile calendaristice.

Delegarea/detașarea pe teritoriul României:

Diurna

În ceea ce priveşte diurna internă, se acordă pe zile calendaristice, aceasta fiind  reglementată prin HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, document care stabileşte că diurna se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.

Indemnizaţia se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de angajatorul sau instituţia publică în care îşi desfăşoara activitatea. 

Pentru o zi de deplasare în țara noastră, un angajat poate să primească o diurna deductibilă integral în valoare de cel mult 42,5 lei, adică de 2,5 ori valoarea de 17 lei/zi, conform Ordinului 60/2015 pentru actualizarea cuantumului indemnizației zilnice de delegare și detașare :

Art 1

(1) Cuantumul indemnizaţiei zilnice de delegare şi detaşare prevăzut la art. 9 din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, precum şi în cazul deplasării, în cadrul localităţii, în interesul serviciului, cu modificările şi completările ulterioare, se majorează la 17 lei.

Cazarea

Cheltuielile de cazare se pot deconta numai dacă localitatea în care s-a efectuat deplasarea se află la o distanță mai mare de 50 km de localitatea în care salariatul are locul de muncă permanent și doar în cazul în care salariatul nu se poate întoarce în aceeași zi conform Ordinului 60/2015:

Art 1

[…]

(2) Cuantumul sumei ce reprezintă compensarea cheltuielilor de cazare ale personalului aflat în delegare prevăzut la art. 28 din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006, cu modificările şi completările ulterioare, şi care nu se cazează în condiţiile art. 26 din Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006, cu modificările şi completările ulterioare, se majorează la 45 de lei.

Transportul

Salariații care se deplaseaza în interes de serviciu într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă au dreptul la plata cheltuielilor cu transport.

În cazul în care, deplasarea se efectuează cu un mijloc de transport propriu al salariatului, acestuia i se va deconta contravaloarea a 7,5 litri carburant pentru 100 km parcurși pe distanța cea mai scurtă, conform art. 17, alin (3) din HG 1860/2006.

Delegarea/detașarea pe teritoriul altei țări:

Indemnizația de deplasare

In ceea ce priveste diurnă externă, se acordă pe zile calendaristice, iar un angajat poate să primească o diurnă deductibilă integral. Nivelul diurnei externe ce poate fi acordat personalului trimis în străinătate pentru realizarea unor misiuni temporare fiind prevăzut pentru fiecare țară în parte în anexa din HG 518/1995 cu modificarile si completarile ulterioare.

Conform Legii nr. 227/2018 privind Codului fiscal, art 76, alin 2, lit k:

CAPITOLUL III - Venituri din salarii și asimilate salariilor

ART. 76 - Definirea veniturilor din salarii și asimilate salariilor

[….]

(2) Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplică și următoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:

[….]

k) indemnizațiile și orice alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, primite de salariați, potrivit legii, pe perioada delegării/detașării, după caz, în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului, pentru partea care depășește plafonul neimpozabil stabilit astfel:

1. în țară, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice;
2. străinătate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar;

Conform HG 518/1995, personalului trimis în străinătate în condiţiile prezentei hotărâri i se acordă, o indemnizaţie zilnică în valută primită pe perioada delegării şi detaşării, denumită în continuare indemnizaţie de deplasare, compusă din:

• sumă zilnică, denumită în continuare diurnă, în vederea acoperirii cheltuielilor de hrană, a celor mărunte uzuale, precum şi a costului transportului în interiorul localităţii în care îşi desfăşoară activitatea;
• sumă zilnică, denumită în continuare indemnizaţie de cazare, în limita căreia personalul trebuie să îşi acopere cheltuielile de cazare. Prin cheltuieli de cazare se înţelege, pe lângă tarifele sau chiria plătite, şi eventualele taxe obligatorii pe plan local, precum şi costul micului dejun, atunci când acesta este inclus în tarif.

Transportul

Conform HG 518/1995:

Art. 10

(1) Personalul trimis în străinătate în condiţiile prezentei hotărâri are dreptul să călătorească cu avionul sau cu trenul.

De asemenea, personalul poate să călătorească şi cu mijloace auto în situaţia în care cheltuielile totale ce trebuie suportate de către ministere şi celelalte unităţi trimiţătoare sunt inferioare tarifelor practicate în cazul călătoriei cu avionul.

Tratamentul fiscal al diurnelor si cazării

Aşa cum am precizat şi la începutul articolului, contravaloarea diurnei trebuie stipulată în contractul colectiv de muncă sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

Pentru deplasările în interiorul României spre exemplu, tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei, adică 17 lei/zi x 2.5.

Astfel, avem următoarele situaţii:

• dacă diurna acordată este mai micăde 42,5 lei/zi, atunci cheltuiala este integral deductibilă;
• dacă diurna acordată este mai marede 42,5 lei /zi, diferența de valoare față de 42,5 lei se impozitează.

Totodată, pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă), angajatorul nu va acorda tichete de masă, după cum stabileşte HG nr. 23/2015, privind acordarea tichetelor de masă.

Atât pe teritoriul României, cât și în alte țări, diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

Sumele care depăşesc aceste plafoane se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).

Spre exemplu, dacă diurna acordată în țară pentru ziua de deplasare depășește plafonul de 42,5 lei, diferența rezultată se va impozita atât din punct de vedere al impozitului pe venit salarial, cât și din punct de vedere al contribuțiilor sociale, conform art 76, alin 2, lit k din Codul Fiscal, cum am men’ionat mai sus.

Documentele de întocmit pentru o delegaţie

Atunci când companiile pregătesc documentațiile necesare delegațiilor în țară, acestea trebuie să fie atente la mai multe aspecte, în condițiile în care, la control, se verifică aceste aspecte, iar lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

Documente deplasare internă

Potrivit OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4” pentru fiecare deplasare pe teritoriul României. Ordinul de deplasare trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei.

La întoarcerea din delegație, angajatul trebuie să completeze  „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare - pe teritoriul României, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

Documente deplasare externă

Pentru deplasările externe nu există reglementat un model de formular tipizat pentru decontul de cheltuieli. Mai jos am atasat un model de mandat și decont:

• Model decont deplasare externă
• Model mandat deplasare externă

Alte documente utile ce pot fi folosite:

1. Notă de fundamentare - de ce este necesară deplasarea;
   2. Mandat de deplasare - cine este mandatat să plece și ce e mandatat să facă;
   3. Deviz estimativ - un calcul diurnă/cazare/cheltuieli diverse/transport cât ajunge per total să coste deplasarea estimativ;
   4. Decizia de deplasare - directorul decide cine să plece și scrie de cine sunt suportate costurile;
   5. Cerere ridicare valută - sta în spate la dispoziția de plată pentru avans în valută;
   6. Decont deplasare externă - la intoarcere;
   7. Raport de activitate - la întoarcere, salariatul prezintă un raport despre activitatea intreprinsă pe durata deplasării.

Monografie contabila

Exemplu 1:

Se deleagă un angajat din București în perioada 12.03.2018-15.03.2018 în Timișoara și i se acordă un avans pentru deplasare în valoare de 1.500 lei. Se cunosc urmatoarele:

1. în data de 12.03.2018, angajatul pleacă la ora 8:00 din București, ajunge la ora 09:30 în Timișoara;
2. se cazeaza la Hotel Timiș în perioada 12.03.2018-15.03.2018;
3. în data de 15.03.2018, angajatul pleacă la ora 16:00 din Timișoara, ajunge la ora 17:30 în București;
4. factură bilet avion 500 lei + TVA;
5. bon taxi 30 lei, TVA inclus, fară CUI înscris pe el;
6. diurnă acordată 47,5 lei/zi;
7. salariu brut angajat 1900 lei;
8. factură cazare 300 lei + TVA;
9. TVA 19%;
10. Se restituie avansul neutilizat la întoarcerea din deplasare.

Exemplu 2:

Se deleagă un angajat din Bucuresti în perioada 12.03.2018-14.03.2018 în Belgia și i acordă un avans pentru deplasare în valoare de 700 EUR, la cursul de 4,6lei/EUR. Se cunosc urmatoarele:

1. în data de 12.03.2018, angajatul pleacă la ora 8:00 din Bucuresti, ajunge la ora 11:30 în Belgia;
2. în data de 14.03.2018, angajatul pleacă la ora 16:00 din Belgia, ajunge la ora 17:30 în București;
3. factură bilet avion 120 EUR + TVA;
4. Avansul se utilizează la cursul de 4,7 lei/EUR;
5. Se restituie avansul neutilizat la întoarcerea din deplasare.