Arhivarea documentelor în format digital

Începand cu 1 ian 2016, există posibilitatea de a păstra arhiva documentelor financiar-contabile nu doar fizic, pe suport de hârtie, ci și în format electronic, cu condiția ca aceastea să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, emis în data de 05.11.2015 și publicat în monitorul oficial nr. 910/09.12.2015.

Arhiva de hârtie nu mai este obligatorie

În Anexa 1 a OMFP 2634/2015 se prevede că documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic și se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice.

În același timp, legislația aflată în vigoare, stabilește că documentele financiar-contabile pot fi păstrate în baza unor contracte de prestări servicii și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.

Totodată sunt stabilite, pe tipuri de tipurile de documente, perioadele obligatorii de păstrare a acestora: 50 de ani pentru statele de salarii, 10 ani majoritatea documentelor și 5 ani pentru cele enumerate în Anexa 4.

În continuare expunem textul de lege care este clar și ușor de citit:

ANEXA 1 - Norme generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile

[…………………………………………………….]

C.   Păstrarea   şi   arhivarea   registrelor   de   contabilitate   şi   a   celorlalte   documente   financiar-contabile

36. Entităţile   au   obligaţia   păstrării   în   arhiva   lor   a   registrelor   de   contabilitate,   a   celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 39 şi 40.

39. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

40. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

41. În caz de încetare a activităţii societăţilor, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate   cu   prevederile   Legii   societăţilor   nr.   31/1990,   republicată,   cu   modificările   şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile  în format  hârtie  se face  în conformitate  cu prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:

• documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
• gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenţa   documentelor   în   arhivă   se   ţine   cu   ajutorul   Registrului   de   evidenţă,   potrivit   Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

43.   Eliminarea   din   arhiva   entităţii   a   documentelor   financiar-contabile,   al   căror   termen   de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor   proprii   ale   entităţii.   În   această   situaţie   se   întocmeşte   un   proces-verbal   şi   se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

 

ANEXA 4 - Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia   au   fost   întocmite,   în   arhiva   persoanelor   prevăzute   la   art.   1   alin.   (1)   -   (4)   din   Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată cu modificările şi completările ulterioare

1. Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
2. Bon de predare, transfer, restituire
3. Bon de consum
4. Bon de consum (colectiv)
5. Lista zilnică de alimente
6. Dispoziţie de livrare
7. Fişă de magazie
8. Listă de inventariere
9. Listă de inventariere
10. Listă de inventariere (pentru gestiuni global valorice)
11. Chitanţă
12. Chitanţă pentru operaţiuni în valută
13. Dispoziţie de plată/încasare către casierie
14. Borderou de achiziţie
15. Borderou de achiziţie (de la producători individuali)
16. Decont pentru operaţiuni în participaţie
17. Ordin de deplasare (delegaţie)
18. Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)
21. Notă de debitarecreditare
22. Fişă de cont pentru operaţiuni diverse
23. Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)
24. Decizie de imputare
25. Angajament de plată

În Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, actualizată prin Legea 30/2018, la art 109 se preiau textele din OMFP 2634/2015:

ART. 109 Reguli pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale

(1) Evidențele contabile și fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1 - 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declarațiilor fiscale.

(3) Dispozițiile legale privind păstrarea, arhivarea și limba folosită pentru evidențele contabile sunt aplicabile și pentru evidențele fiscale.

(4) în cazul în care evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze și să prezinte aplicațiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

[…………………………………………………….]

Asftel concluzia este că, urmând trendul internațional de evoluție a mijloacelor de calcul și a metodelor de procesare a datelor, modul de ținere a contabilițății, a relației dintre client și contabil, a transferului de acte, se schimbă, urmând ca din ce în ce mai mulți contabili să folosească softuri online care să permită uploadarea documentelor contabile și arhivarea lor, vor oferi servicii de arhivare și ușor, ușor, nu vor mai fi îngropați în mormane de hârtii. Antreprenorii vor căuta soluții de economisire a resurselor prin trimiterea facturilor doar pe email, stocarea documentelor emise direct in programele de contabilitate, scanarea facturilor sau a altor documente contabile primite și arhivarea lor doar în formă electronică, apelând la firme de contabilitate care oferă astfel de servicii, iar acestea din urmă vor avea numai de câștigat.

Lucrul contabililor va deveni unul modern, plăcut și cu mai puține acte.

Deci fă-ți planuri să nu mai folosești hârtie în viitorul apropiat pentru că sunt firme de contabilitate care deja caută soluții și investesc în tranziția de la celuloza la biți.